Die QR-Rechnung kommt - die reoplan ist bereit. Sind Sie es auch?

07 November 2019

Am 30. Juni 2020 ist es soweit: In der Schweiz wird die neue QR-Rechnung eingeführt. Unternehmen können ab diesem Datum QR-Rechnung als Mittel zur Rechnungsstellung/Rechnungsversand nutzen – vorausgesetzt, dass die nötige Infrastruktur zu diesem Zeitpunkt für die Erstellung und den Versand von QR-Rechnungen bereitsteht.

Was bedeutet das für Sie und Ihr Unternehmen?

Sie sind Rechnungssteller

Ab dem 1. Juli 2020 dürfen Sie QR-Rechnungen erstellen – Sie müssen aber (noch) nicht. Planen Sie die Umstellung zu einem für Sie passenden Zeitpunkt, denn sie erfordert einiges an Vorarbeit.

Vorgehen
Damit Sie eine QR-Rechnung erstellen können, muss in erster Linie ihre Buchhaltungssoftware diese Funktion unterstützen. Prüfen Sie daher mit Ihrem Softwarelieferanten, ob und ab wann Sie in der Lage sind, QR-Rechnungen zu erstellen. Wollen Sie den einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen mittels eindeutiger Referenz nutzen (heutiges ESR), benötigen Sie von Ihrer Hausbank eine neue QR-IBAN. Diese können Sie beantragen oder sie wird Ihnen zu gegeben Zeit von Ihrer Hausbank mitgeteilt. Anschliessend sind die neuen Angaben im ERP zu erfassen und auszutesten. Damit die QR Rechnung schlussendlich auch ausgedruckt werden kann, benötigen Sie neue Rechnungsformulare mit Perforation für den QR-Zahlteil (Entfällt bei elektronischem Rechnungsversand).

Übergangsphase
Während einer Übergangszeit kann neben der QR-Rechnung auch eine herkömmliche Rechnung mit altem Einzahlungsschein erstellt und verwendet werden. Damit haben die Rechnungssteller die Möglichkeit, die Umstellung zu einem für sie passenden Zeitpunkt vorzunehmen. Ein Enddatum ist noch nicht bekannt und der alte Einzahlungsschein kann noch mindestens bis Ende 2022 verwendet werden.

Empfehlung
Die Umstellung auf die QR-Rechnung muss nicht am 1. Juli 2020 vollzogen werden. Wir empfehlen, das Thema intern zu thematisieren und den für sie passenden Zeitpunkt zu definieren. Solange für den alten ESR Einzahlungsschein kein Enddatum bekannt ist, hat eine Nicht-Umstellung keine Folgen für Sie.

Erfolgt Ihre Rechnungsstellung durch die reoplan?

Die Buchhaltungssoftware der reoplan ist bereits heute in der Lage QR-Rechnungen zu stellen. In den kommenden Monaten werden wir zusammen mit unseren Kunden den passenden Zeitpunkt der Umstellung besprechen und definieren. Diese Umstellung ist zudem ein guter Zeitpunkt, um den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail zu prüfen.

Sie sind Rechnungsempfänger

Die Umstellung der Ausgangsrechnung muss nicht bis zum 1. Juli 2020 erfolgen. Ab diesem Zeitpunkt ist es jedoch möglich, dass Sie QR-Eingangsrechnungen erhalten – und Ihr Unternehmen muss diese bereits ab dem 1. Tag verarbeiten können. Unabhängig davon, ob Sie die QR-Code-Informationen automatisiert auslesen wollen oder nicht, muss Ihr ERP in der Lage sein, diese Informationen korrekt zu verarbeiten und die korrekten Zahlungsinformationen an die Bank übermitteln zu können.

Übergangsphase

Ab dem 1. Juli 2020 werden Sie folglich gezwungen sein, QR-Rechnungen zu verarbeiten. Ist ihr ERP technisch nicht bereit, werden Sie nicht darum herumkommen, diese zeitaufwendig und manuell z.B. über e-banking zu erfassen und zu begleichen.

Vorgehen / Empfehlung

Verwenden Sie sinnvollerweise eine Software für die Bearbeitung und Begleichung ihrer Eingangsrechnungen, empfehlen wir Ihnen die Verarbeitung der QR-Rechnungen mit Ihrem Softwarelieferant zu besprechen und die nötigen Updates frühzeitig und bis zum 30. Juni 2020 vorzunehmen.

Falls Sie Ihre Zahlungen generell manuell im e-banking erfassen, besteht kein Handlungsbedarf.

Erfolgt die Verarbeitung Ihre Eingangsrechnungen durch die reoplan?

Die reoplan erhält Anfang 2020 das nötige Update vom Softwarelieferant und wird pünktlich in der Lage sein, QR-Rechnungen zu verarbeiten. Sie müssen keine Vorkehrungen treffen und wir werden Ihre QR-Rechnungen wie gewohnt verarbeiten und ihre Zahlungen ausführen.

Das Thema QR-Rechnungen brennt Ihnen unter den Nägeln? Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns.
Gemeinsam mit Ihnen planen wir die nächsten Schritte.

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